Un déménagement d’organisme de formation : un impact direct sur votre certification
Un changement d’adresse dans le cadre d’un déménagement peut sembler purement administratif pour un organisme de formation. Pourtant, lorsque celui-ci détient la certification Qualiopi, ce type de modification revêt une dimension stratégique. En 2025, la conformité documentaire est l’un des premiers points contrôlés en audit. Une adresse obsolète ou un transfert non déclaré peut entraîner une non-conformité majeure, même si la qualité des prestations reste intacte.
Le référentiel Qualiopi impose à l’organisme certifié de garantir une parfaite traçabilité administrative, ce qui inclut la mise à jour de toutes les données structurelles, y compris l’adresse. Dès qu’un changement est envisagé, il est impératif de notifier la DREETS compétente, de prévenir son certificateur et, si l’organisme est référencé CPF, de mettre à jour sa fiche sur la plateforme EDOF.
Un déménagement dans la même région nécessite la réémission du certificat. Un déménagement vers une autre région implique en plus un transfert de certification, un nouveau SIRET, et souvent un nouveau numéro NDA. Ces opérations sont à tracer dans le système qualité et formaliser via des procédures internes.
En résumé, un déménagement n’est pas neutre. Il doit être anticipé, structuré et aligné avec les exigences de votre démarche qualité. Une mauvaise gestion de ce changement peut compromettre temporairement votre certification Qualiopi et nuire à votre éligibilité aux financements publics.
Déménagement dans une même région ou autre région : les différences de procédure Qualiopi
Les impacts d’un déménagement dépendent largement du territoire de destination. En effet, les démarches sont différentes si l’on reste dans la même région administrative ou si l’on change de région. Le référentiel Qualiopi ne fait pas de distinction sur le fond, mais sur la forme, les implications sont bien réelles.
Dans le cas d’un déménagement dans la même région, l’organisme de formation doit notifier ce changement à la DREETS locale. Il doit également informer son organisme certificateur, qui procédera à une réémission du certificat Qualiopi mentionnant la nouvelle adresse. Cette version à jour du certificat devra figurer dans tous les dossiers administratifs, les conventions de formation, les supports de communication, et être accessible à l’auditeur.
En cas de changement de région, les démarches sont plus complexes. Il faudra demander un nouveau numéro NDA, car ce dernier est rattaché à la DREETS du siège social. Le changement de département entraîne aussi un nouveau SIRET, délivré par l’INSEE via le CFE compétent. À cela s’ajoute le transfert de certification, que vous devez solliciter auprès de votre certificateur, accompagné de justificatifs et de documents actualisés.
Vous devez intégrer chaque étape du processus à votre système qualité, en créant une fiche de modification, un plan d’action et des preuves de suivi. L’auditeur pourra vous demander cette documentation lors d’un audit de surveillance ou de renouvellement.
En résumé, selon votre localisation future, le déménagement peut être une simple formalité ou un chantier administratif complet, à anticiper rigoureusement.
Qualiopi, EDOF, DREETS : ne rien oublier pour rester conforme
Pour rester conforme à Qualiopi, un déménagement doit déclencher une révision globale de vos données administratives, à la fois internes et publiques. Cela commence bien sûr par la mise à jour auprès de votre organisme certificateur, qui éditera un nouveau certificat. Mais cela ne s’arrête pas là.
La DREETS (Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités) est aussi à notifier. Si vous changez de région, la DREETS d’origine clôturera votre dossier, et celle de la nouvelle région instruira une nouvelle déclaration d’activité.
Autre point essentiel : la plateforme EDOF (Espace des Organismes de Formation sur FranceConnect). Si vous êtes référencé CPF, vous devez actualiser vos informations dans EDOF, sous peine d’être temporairement désactivé du catalogue public. Un simple changement d’adresse, non répercuté dans le système, peut rendre vos offres inaccessibles aux apprenants.
Il ne faut pas non plus oublier les partenaires financiers (OPCO, Pôle emploi, Région) qui doivent recevoir vos informations actualisées. Enfin, tout cela doit être formalisé dans votre système qualité : fiche de modification, procédure dédiée, preuves de mise à jour, et si possible, un suivi de validation.
La meilleure pratique consiste à intégrer le déménagement dans votre plan d’amélioration continue, avec un responsable identifié, un calendrier clair, et une check-list des obligations à traiter. C’est ainsi que vous éviterez tout blocage lors de vos prochains audits Qualiopi.
Quel impact d’un déménagement sur votre audit Qualiopi ?
Lors d’un audit Qualiopi, l’auditeur vérifie très tôt la cohérence des données administratives : adresse du siège, numéro SIRET, NDA, statut juridique, nom de la structure… Un écart entre ces données et celles présentes sur le certificat, les documents internes ou les plateformes officielles est susceptible de générer une non-conformité.
Si vous déclarez mal un déménagement, ne mettez pas à jour votre adresse ou ne justifiez pas un transfert de NDA, l’auditeur peut considérer cela comme une défaillance de pilotage relevant de l’indicateur 1 ou 32 du référentiel. Même si vous réalisez correctement vos formations, cette non-conformité peut rester majeure, car elle remet en cause la crédibilité globale de votre système qualité.
En cas de changement de région, l’auditeur attendra des preuves de continuité administrative : lettre de transfert, preuve de clôture de l’ancien NDA, nouveau numéro SIRET, copie du certificat mis à jour, échanges avec les autorités compétentes, etc. Ces pièces doivent être facilement accessibles et archivées selon vos procédures qualité.
Si l’auditeur constate que la gestion du déménagement a été anticipée, tracée, et pilotée dans un cadre structuré, cela renforcera votre image de sérieux. À l’inverse, une gestion improvisée ou non documentée peut affaiblir votre position et remettre en cause la validité de votre certification.
En bref, un déménagement est un moment sensible. Il peut soit mettre en valeur la maturité de votre système qualité, soit révéler ses failles. À vous de choisir dans quel sens il basculera.
Conclusion sur le déménagement et Qualiopi
Un déménagement n’est jamais anodin pour un organisme ayant une certification Qualiopi. Ce qui peut paraître une formalité administrative a, en réalité, des implications profondes en matière de conformité documentaire, de traçabilité et de pilotage qualité.
En 2025, les organismes de formation font face à des audits de plus en plus rigoureux. Ils doivent déclarer, anticiper et documenter chaque modification structurelle. Qu’ils changent d’adresse dans la même région ou transfèrent leur activité vers une autre, ils doivent mener les démarches avec précision. Ils doivent aussi informer tous les acteurs concernés : DREETS, certificateur, EDOF et partenaires.
Intégrer ces actions dans votre système qualité permet de transformer un moment administratif en preuve de rigueur organisationnelle. Cela vous protège contre les non-conformités et renforce la solidité de votre démarche.