Depuis avril 2024, une nouvelle obligation réglementaire s’impose aux organismes de formation inscrits sur Mon Compte Formation (MCF). Ils doivent désormais déclarer le recours à la sous-traitance pour toutes les actions financées via le CPF. Cette mesure, instaurée par le décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023, complète les obligations déjà connues comme le BPF (Bilan Pédagogique et Financier). Elle poursuit un objectif clair : garantir la transparence et limiter les excès liés à une externalisation trop massive.
La première déclaration couvre la période allant du 1ᵉʳ avril au 31 décembre 2024 et devra être transmise avant le 30 novembre 2025 via l’espace professionnel EDOF. Tous les organismes sont concernés, y compris ceux qui n’ont pas eu recours à la sous-traitance : dans ce cas, une déclaration « néant » est exigée. Cette logique s’apparente à celle du BPF, qui impose à tous les prestataires de formation de rendre compte de leur activité, qu’elle soit importante ou marginale.
L’enjeu dépasse la simple formalité. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des sanctions sévères : suspension ou déréférencement sur MCF, et donc perte d’accès aux financements CPF. Pour de nombreux organismes, ce risque équivaut à une perte majeure de compétitivité. De plus, la mesure rappelle la nécessité de travailler avec des partenaires fiables, certifiés et conformes, pour sécuriser la chaîne de valeur.
En résumé, la déclaration de sous-traitance CPF constitue une étape stratégique, comparable au BPF dans sa logique de transparence. Anticiper, préparer et déclarer correctement est indispensable pour franchir sereinement l’échéance du 30 novembre 2025.
Comprendre l’obligation de déclaration de sous-traitance CPF
La genèse de la mesure
La mise en place de l’obligation de déclaration de la sous-traitance s’inscrit dans un contexte de régulation renforcée du CPF. Depuis la généralisation de Mon Compte Formation, plusieurs dérives ont été observées. Certains organismes abusaient de la sous-traitance, confiant jusqu’à 100 % de leurs prestations à des partenaires extérieurs, souvent peu qualifiés ou non certifiés. Cette pratique posait des problèmes de qualité, de transparence et de responsabilité vis-à-vis des financeurs publics.
Le décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023 est venu poser un cadre strict. Désormais, les organismes ne peuvent plus sous-traiter au-delà de 80 % de leur chiffre d’affaires réalisé via le CPF. En complément, ils doivent déclarer chaque année le volume de sous-traitance, le détail des partenaires sollicités et la part de leur chiffre d’affaires concernée.
Cette mesure fonctionne comme un dispositif de contrôle, à l’image du BPF, qui oblige les organismes à rendre compte de leur activité pédagogique et financière. Là encore, l’objectif est double : assurer un suivi statistique national et responsabiliser les acteurs en les plaçant face à leurs pratiques.
En résumé, la déclaration de sous-traitance CPF est née d’une volonté politique de limiter les abus, de renforcer la qualité des prestations et de garantir l’usage pertinent des financements publics.
Les modalités pratiques de la déclaration
La déclaration de sous-traitance CPF se fait via l’espace professionnel EDOF, de la même manière que certaines démarches administratives habituelles. Elle s’appuie sur une logique comparable à celle du BPF, avec une collecte annuelle de données normalisées.
Pour la première campagne, la période de référence couvre du 1ᵉʳ avril au 31 décembre 2024. L’organisme doit y déclarer :
- son chiffre d’affaires total réalisé sur MCF,
- le chiffre d’affaires confié en sous-traitance,
- la liste de ses sous-traitants avec leurs numéros NDA, leur éventuelle certification Qualiopi et, si nécessaire, leurs habilitations spécifiques.
Les organismes dépassant cinquante sous-traitants doivent transmettre un fichier récapitulatif via un formulaire de contact dédié. De plus, certains cas bénéficient d’exemptions, comme les micro-entrepreneurs sous un seuil de chiffre d’affaires fixé à 77 700 €.
En pratique, cela oblige chaque organisme à tenir un registre précis de ses partenaires, au même titre que le suivi demandé par le BPF. Ce registre doit être mis à jour régulièrement, sous peine d’erreurs ou d’oublis lors de la déclaration.
En résumé, la déclaration de sous-traitance CPF repose sur un processus normalisé, exigeant une collecte rigoureuse des données, proche de la logique instaurée par le BPF.
Qui est concerné par la déclaration ?
Tous les organismes référencés sur Mon Compte Formation
La déclaration de sous-traitance CPF concerne l’ensemble des organismes de formation référencés sur Mon Compte Formation (MCF). Aucun prestataire ne peut y échapper, qu’il ait ou non externalisé une partie de ses prestations. De la même manière que le BPF impose une déclaration annuelle obligatoire à tous les prestataires de formation disposant d’un numéro de déclaration d’activité (NDA), la déclaration CPF repose sur un principe de transparence généralisée.
Concrètement, un organisme n’ayant eu recours à aucune sous-traitance en 2024 devra tout de même déposer une déclaration mentionnant « néant ». Ce point est crucial, car certains acteurs pourraient croire qu’ils ne sont pas concernés s’ils travaillent uniquement avec leurs propres équipes. Or, le décret précise clairement que tous les référencés doivent déclarer, sans exception.
Cette obligation s’applique aussi bien aux organismes spécialisés dans la formation continue qu’aux CFA, aux structures proposant des bilans de compétences ou encore aux prestataires de Validation des Acquis de l’Expérience (VAE). Le champ est donc très large, renforçant l’exigence de suivi administratif.
En résumé, la déclaration de sous-traitance CPF fonctionne comme un miroir du BPF : une exigence universelle, qui vise à responsabiliser tous les acteurs et à fournir à l’État une vision claire et exhaustive du marché de la formation professionnelle.
Les exceptions prévues par les textes
Si la règle est générale, le décret encadrant la sous-traitance CPF prévoit toutefois certaines exceptions. Ces cas particuliers concernent principalement les sous-traitants eux-mêmes et non les donneurs d’ordre. Par exemple, les micro-entrepreneurs relevant du régime micro-social et dont le chiffre d’affaires reste inférieur à 77 700 € peuvent ne pas être soumis aux mêmes obligations de déclaration. Dans ce cas, l’organisme donneur d’ordre n’a pas à déclarer leurs NDA, mais doit tout de même comptabiliser la part du chiffre d’affaires confiée en sous-traitance.
Autre exception : certaines interventions ponctuelles ou partielles, qui ne constituent pas une délégation significative de la formation. Par exemple, le recours ponctuel à un expert pour une intervention spécifique peut ne pas être assimilé à de la sous-traitance au sens strict. Toutefois, l’organisme doit rester vigilant et documenter chaque cas pour éviter toute ambiguïté lors d’un contrôle.
Ces exceptions montrent une volonté d’alléger la charge administrative dans les situations marginales, sans affaiblir la traçabilité globale. En pratique, elles rappellent aussi la logique du BPF : si certaines activités marginales échappent à une comptabilisation précise, l’obligation de transparence générale demeure.
En résumé, même si des exceptions existent, elles ne dispensent pas les organismes de leur responsabilité principale : déclarer le recours à la sous-traitance et assurer la cohérence des données transmises via EDOF, en complément du BPF annuel.
Que faut-il déclarer exactement ?
Le plafond des 80 % de chiffre d’affaires sous-traitable
La règle la plus marquante de la réforme concerne le plafond fixé à 80 % du chiffre d’affaires. Autrement dit, un organisme de formation ne peut pas confier plus de 80 % de son activité CPF à la sous-traitance. Cette limite a pour but de garantir que l’organisme reste un acteur réel et non un simple intermédiaire administratif.
Dans la pratique, cette obligation implique un suivi précis. L’organisme doit comparer son chiffre d’affaires total réalisé via Mon Compte Formation et la part confiée en sous-traitance. Si la proportion dépasse le seuil de 80 %, il est en situation de non-conformité. Cette situation expose à des sanctions lourdes : suspension du référencement sur MCF, perte de financements et atteinte à la réputation.
Ce mécanisme rappelle la logique du BPF. De la même manière que le Bilan Pédagogique et Financier oblige les prestataires à fournir des chiffres exacts et vérifiables sur leurs activités, la déclaration de sous-traitance impose une transparence financière et organisationnelle. Les financeurs veulent s’assurer que les fonds publics profitent bien à des organismes responsables, capables de délivrer directement une partie significative des formations.
En résumé, respecter le plafond des 80 % est un impératif absolu. Les organismes doivent anticiper, suivre leurs ratios et, si nécessaire, réduire leur dépendance à la sous-traitance pour éviter toute mise en difficulté lors de la déclaration.
Les informations détaillées à fournir sur les sous-traitants
Au-delà des chiffres globaux, la déclaration CPF impose de renseigner des données précises sur chaque prestataire de sous-traitance. L’organisme doit indiquer :
- le numéro de déclaration d’activité (NDA) de son partenaire,
- sa certification éventuelle Qualiopi,
- ses habilitations spécifiques si la formation le requiert (exemple : titres RNCP, habilitations réglementées).
Ces informations sont obligatoires et visent à garantir que les sous-traitants respectent eux-mêmes les règles du secteur. La transparence est totale : les organismes doivent être capables de prouver que leurs partenaires sont en conformité avec la réglementation.
En cas de recours massif à la sous-traitance, l’organisme peut être amené à déclarer plusieurs dizaines de prestataires. Si le nombre dépasse 50, la plateforme EDOF ne suffit plus. Il faut alors transmettre un fichier récapitulatif spécifique via le formulaire dédié.
Cette logique s’apparente encore une fois à celle du BPF, qui impose de détailler la répartition des actions, des publics et des résultats. L’État cherche ainsi à obtenir une photographie fidèle du recours à la sous-traitance, pour mieux contrôler et limiter les dérives.
En résumé, les organismes doivent non seulement déclarer les volumes financiers, mais aussi fournir des informations nominatives et vérifiables sur chaque sous-traitant, dans un esprit de traçabilité comparable au BPF.
Les risques en cas de non-respect de l’obligation
Les sanctions administratives et financières
Le non-respect de l’obligation de déclaration de sous-traitance CPF expose les organismes à des sanctions immédiates et sévères. La première conséquence possible est la suspension ou le déréférencement de l’organisme sur Mon Compte Formation (MCF). En pratique, cela signifie la perte d’accès aux financements publics et mutualisés, donc l’impossibilité de proposer des actions de formation financées via le CPF.
Au-delà de cette suspension, le non-respect peut aussi entraîner des sanctions financières indirectes. Un organisme dépendant largement du CPF pourrait voir son chiffre d’affaires s’effondrer en quelques semaines. La situation serait comparable à celle d’un prestataire omettant de déposer son BPF : sans ce document officiel, il perd sa légitimité et s’expose à un contrôle renforcé de la part de l’administration.
Le non-respect du plafond des 80 % de chiffre d’affaires sous-traité est également un risque majeur. Si la part de sous-traitance excède ce seuil, l’organisme se place en infraction et s’expose à un redressement. Dans les cas les plus graves, il peut être contraint de restructurer son activité pour réduire sa dépendance aux prestataires externes.
En résumé, les sanctions administratives et financières liées au non-respect de l’obligation de déclaration de sous-traitance sont lourdes et immédiates. Elles rappellent l’importance de traiter cette exigence avec le même sérieux que le BPF, car la pérennité de l’organisme en dépend directement.
Les impacts réputationnels et opérationnels
Au-delà des sanctions officielles, le non-respect de la déclaration de sous-traitance CPF entraîne des conséquences réputationnelles. Être suspendu ou déréférencé sur Mon Compte Formation nuit gravement à l’image d’un organisme. Clients, partenaires et financeurs peuvent percevoir cette situation comme un signe de manque de sérieux ou de non-conformité réglementaire.
Un organisme qui ne respecte pas ses obligations administratives est perçu comme peu fiable. Dans un marché où la confiance joue un rôle central, cette perception peut dissuader de nouveaux clients de s’engager. La situation est comparable à celle d’un prestataire qui ne déposerait pas son BPF : même si l’activité existe, l’absence de transparence suscite la méfiance.
Les impacts opérationnels ne doivent pas être sous-estimés. Sans accès au CPF, un organisme doit se tourner exclusivement vers le financement direct par les entreprises ou les particuliers. Or, pour beaucoup d’acteurs, cela représente une perte de compétitivité considérable, car la majorité des bénéficiaires privilégient les formations éligibles au CPF.
En résumé, ignorer l’obligation de déclaration de sous-traitance CPF ne met pas seulement en danger l’équilibre financier de l’organisme. Cela affecte aussi sa réputation, sa crédibilité et sa capacité à se développer. Comme pour le BPF, la conformité est un gage de sérieux et de durabilité sur le marché.
Lien entre la déclaration CPF et la qualité (Qualiopi)
Un contrôle de cohérence entre sous-traitance et certification
La déclaration de sous-traitance CPF ne doit pas être analysée isolément. Elle s’inscrit dans une logique de cohérence globale, directement reliée à la certification Qualiopi. En effet, le Référentiel National Qualité (RNQ) impose déjà un cadre strict en matière de contractualisation et de suivi des sous-traitants. Les organismes doivent prouver qu’ils contrôlent leurs partenaires et qu’ils garantissent la qualité des prestations, même lorsqu’elles sont externalisées.
Ainsi, un organisme qui déclare massivement de la sous-traitance dans EDOF devra démontrer, lors de son audit Qualiopi, qu’il maîtrise réellement cette externalisation. Les auditeurs sont particulièrement attentifs à l’indicateur 27, qui exige que les organismes s’assurent de la qualité des formateurs et des sous-traitants. De même, l’indicateur 30, portant sur la gestion des réclamations, concerne aussi les actions réalisées par des prestataires externes.
La déclaration de sous-traitance CPF fonctionne donc comme une pièce supplémentaire du puzzle réglementaire. Elle complète le BPF, qui vérifie la réalité financière et pédagogique des activités, et elle renforce la crédibilité des audits Qualiopi en apportant une traçabilité supplémentaire.
En résumé, l’articulation entre Qualiopi, le BPF et la déclaration de sous-traitance garantit une vision cohérente et complète de la qualité. Les organismes doivent donc travailler ces trois volets de manière intégrée, sous peine de voir apparaître des incohérences lors d’un contrôle.
Synergie avec le RNQ et logique de professionnalisation
La mise en place de l’obligation de déclaration de sous-traitance CPF s’inscrit dans un mouvement plus large de professionnalisation du secteur. Depuis la réforme de 2018, l’État cherche à garantir que chaque euro dépensé via le CPF profite réellement à une prestation de qualité. Cela explique la multiplication des dispositifs de contrôle : Qualiopi pour la qualité, BPF pour le suivi administratif, et désormais EDOF pour la traçabilité de la sous-traitance.
Cette synergie oblige les organismes à adopter une démarche qualité globale. Ils ne peuvent plus se contenter d’un simple dossier administratif. Ils doivent démontrer une cohérence entre leurs déclarations financières (BPF), leurs engagements qualité (Qualiopi) et leurs pratiques opérationnelles (sous-traitance CPF).
Dans les faits, cela incite les organismes à renforcer leurs process internes. Tenir un registre de sous-traitance à jour, contractualiser avec des partenaires certifiés et centraliser les preuves deviennent des réflexes quotidiens. Ces bonnes pratiques, exigées à la fois par Qualiopi et par la déclaration CPF, améliorent la crédibilité et la compétitivité des organismes.
En résumé, l’obligation de déclaration de sous-traitance CPF n’est pas une contrainte isolée. Elle s’intègre dans une logique d’ensemble qui associe Qualiopi, BPF et RNQ, avec un seul objectif : élever durablement le niveau de professionnalisation et de transparence du secteur de la formation.
Comment bien se préparer à la déclaration ?
Étape 1 : Identifier et qualifier tous ses sous-traitants
La première étape d’une bonne préparation consiste à recenser l’ensemble des partenaires mobilisés en sous-traitance. Trop d’organismes sous-estiment cette phase, pensant qu’un simple suivi contractuel suffit. Or, la déclaration CPF exige des informations précises et vérifiables : NDA, certification Qualiopi, habilitations spécifiques.
Un organisme qui attend la dernière minute risque de se retrouver confronté à des données incomplètes. Pour éviter ce piège, il est conseillé de mettre en place un registre interne dès le début de la période de référence. Ce document centralise les informations sur chaque sous-traitant et facilite leur vérification.
Cette logique est très proche de celle du BPF. De la même manière que le Bilan Pédagogique et Financier impose de recenser toutes les actions menées au cours de l’année, la déclaration de sous-traitance impose de tracer les prestations confiées à des partenaires. Plus le suivi est régulier, moins la charge administrative est lourde en fin d’année.
Identifier les sous-traitants implique aussi de s’assurer de leur conformité. Travailler avec un prestataire non déclaré ou dépourvu de certification peut mettre en danger toute la chaîne de valeur. L’organisme donneur d’ordre reste responsable aux yeux de l’administration et des financeurs.
En résumé, une préparation efficace commence par un recensement exhaustif et une qualification rigoureuse des sous-traitants. Cette démarche sécurise la déclaration CPF et garantit une cohérence parfaite avec le BPF et les exigences Qualiopi.
Étape 2 : Mettre en place un registre interne et déclarer dans les délais
La deuxième étape consiste à structurer le suivi grâce à un registre interne de sous-traitance. Ce registre doit être mis à jour en temps réel, chaque fois qu’une prestation est externalisée. Il doit contenir les éléments essentiels : contrat, preuve d’intervention, NDA, certification Qualiopi et part du chiffre d’affaires concernée.
Ce registre joue le rôle de passerelle entre les pratiques quotidiennes et la déclaration finale dans EDOF. Il simplifie la consolidation des données en fin de période et réduit considérablement le risque d’erreurs ou d’oublis. Là encore, le parallèle avec le BPF est évident : sans tableau de suivi intermédiaire, la préparation du bilan annuel devient un casse-tête.
Une fois le registre à jour, l’organisme doit respecter les délais de transmission. La date du 30 novembre 2025 constitue une échéance ferme. Tout retard ou omission expose à des sanctions administratives. Il est donc recommandé de planifier la déclaration en avance, idéalement dès le mois d’octobre, afin de disposer d’un délai de sécurité en cas de problème technique sur la plateforme EDOF.
Enfin, certains organismes choisissent de confier cette tâche à un cabinet spécialisé. Cet accompagnement apporte un double avantage : sécuriser la conformité réglementaire et gagner du temps. L’expert vérifie la cohérence entre la déclaration de sous-traitance, le BPF et les éléments Qualiopi, garantissant ainsi une gestion administrative intégrée et sans faille.
En résumé, mettre en place un registre interne et anticiper la déclaration sont des étapes clés pour franchir sereinement l’échéance du 30 novembre 2025.
Bonnes pratiques pour maîtriser la sous-traitance CPF
Développer ses propres capacités internes
La première bonne pratique pour mieux gérer la sous-traitance CPF consiste à limiter la dépendance excessive aux prestataires externes. Le décret fixant un plafond de 80 % oblige de toute façon les organismes à conserver une part significative de leurs activités en interne. Mais au-delà de cette contrainte, développer ses propres capacités pédagogiques et administratives constitue une stratégie de sécurisation à long terme.
Concrètement, cela signifie recruter et former ses propres formateurs, investir dans des outils pédagogiques adaptés, ou encore professionnaliser ses équipes administratives pour mieux répondre aux exigences réglementaires. Moins l’organisme externalise, plus il garde la maîtrise de la qualité et de la traçabilité.
Cette logique rejoint celle du BPF. En déclarant leurs résultats pédagogiques et financiers, les organismes démontrent qu’ils maîtrisent leurs process. La déclaration de sous-traitance doit s’inscrire dans la même dynamique : prouver qu’on ne délègue pas la majorité de son activité et que l’on conserve une réelle valeur ajoutée.
En résumé, renforcer ses capacités internes est une bonne pratique essentielle. Cela réduit le risque de dépassement du plafond légal, améliore la cohérence avec le BPF et renforce la crédibilité de l’organisme auprès des financeurs et des apprenants.
Sélectionner des partenaires fiables et certifiés
Lorsqu’un organisme doit recourir à la sous-traitance, il est indispensable de choisir ses partenaires avec rigueur. Un sous-traitant non conforme ou dépourvu de certification peut compromettre toute la chaîne de valeur. En cas de contrôle, c’est l’organisme donneur d’ordre qui porte la responsabilité, même si la faute provient du prestataire externe.
La sélection doit donc reposer sur plusieurs critères : NDA valide, certification Qualiopi, compétences pédagogiques avérées et capacité à fournir des preuves conformes. Cette exigence rejoint directement l’esprit du BPF, qui impose aux organismes une transparence totale sur leur activité. De la même façon, travailler avec des sous-traitants fiables garantit une déclaration CPF cohérente et crédible.
De plus, contractualiser de manière détaillée avec les sous-traitants est une précaution utile. Chaque contrat devrait préciser le périmètre de l’intervention, les obligations qualité, la traçabilité des preuves et la responsabilité partagée. Ce niveau de formalisme réduit les risques de litige et sécurise la déclaration annuelle.
Enfin, il est conseillé de limiter le nombre de partenaires pour simplifier le suivi. Un organisme travaillant avec une cinquantaine de sous-traitants se retrouve confronté à une charge administrative très lourde lors de la consolidation. À l’inverse, sélectionner un cercle restreint de prestataires fiables permet un contrôle plus simple et plus sûr.
En résumé, la gestion de la sous-traitance CPF passe par un choix éclairé et exigeant des partenaires. C’est une condition indispensable pour aligner la déclaration avec le BPF et garantir la conformité lors des contrôles.
Sous-traitance et BPD : Pour conclure sur la déclaration obligatoire
La nouvelle obligation de déclaration de la sous-traitance CPF marque une étape importante dans la régulation du secteur de la formation professionnelle. Inspirée de la logique du BPF, elle impose aux organismes une transparence totale sur leurs pratiques et leurs partenariats. L’État souhaite ainsi limiter les dérives liées à une externalisation excessive et garantir que les financements publics profitent réellement à des prestations de qualité.
L’échéance du 30 novembre 2025 est désormais imminente. Tous les organismes de formation inscrits sur Mon Compte Formation doivent se préparer, qu’ils aient ou non recours à la sous-traitance. Pour les structures organisées, ayant tenu un registre régulier et choisi des partenaires fiables, la déclaration ne sera qu’une formalité. En revanche, pour ceux qui n’ont pas anticipé, la tâche peut vite devenir lourde et risquée.
Les conséquences d’un manquement sont majeures : suspension, déréférencement, perte d’accès au CPF et atteinte à la réputation. Ignorer l’obligation reviendrait à mettre en péril la viabilité économique de l’organisme. Comme pour le BPF, il ne s’agit pas d’une simple formalité administrative, mais d’une condition indispensable pour continuer à exercer avec crédibilité.
Cette obligation doit aussi être perçue comme une opportunité. En recensant leurs partenaires, en vérifiant leurs certifications et en réduisant leur dépendance à la sous-traitance, les organismes renforcent leur professionnalisation. Ils améliorent leur organisation interne, sécurisent leur conformité Qualiopi et gagnent en légitimité auprès des financeurs et des apprenants.
En résumé, la déclaration de la sous-traitance CPF n’est pas un fardeau mais un levier stratégique. Elle oblige les organismes à adopter les mêmes réflexes que pour le BPF : rigueur, transparence et anticipation. Ceux qui sauront intégrer cette exigence dans leur fonctionnement quotidien aborderont l’échéance du 30 novembre 2025 en toute sérénité et sortiront renforcés dans un marché de plus en plus exigeant.