Lorsqu’on crée un organisme de formation, une question revient très vite :
Peut-on passer l’audit Qualiopi si l’on n’a pas encore déposé de première déclaration BPF ?
C’est une inquiétude fréquente chez les nouveaux entrants. La déclaration BPF (Bilan Pédagogique et Financier) est une obligation annuelle pour tous les organismes de formation enregistrés. Mais faut-il l’avoir déjà transmise à la DREETS pour pouvoir engager une démarche de certification Qualiopi ? Ou peut-on se lancer dans l’audit dès les premiers mois de création, même sans antériorité ?
La réponse dépend du contexte, mais elle est souvent plus souple qu’on ne le pense. Dans cet article, nous allons éclaircir ce point, en rappelant le rôle du BPF, les règles pour les nouveaux organismes, et surtout ce que les certificateurs attendent réellement lors d’un premier audit Qualiopi sans historique d’activité.
L’objectif est simple : vous permettre de savoir quand et comment démarrer votre démarche Qualiopi, même si vous êtes en phase de lancement et que vous n’avez pas encore rempli un premier bilan pédagogique.
À quoi sert la déclaration BPF et qui est concerné ?
Le BPF, ou Bilan Pédagogique et Financier, est une déclaration obligatoire pour tout organisme de formation enregistré auprès de la DREETS. Il permet à l’administration de suivre l’activité de formation en France, à la fois sur le plan quantitatif (nombre de stagiaires, heures réalisées) et financier (chiffre d’affaires issu des formations, répartition des financements, etc.).
Cette déclaration se fait chaque année, généralement entre avril et mai, pour les données de l’année civile précédente. Elle est transmise via la plateforme Mon Activité Formation, et conditionne la validité de votre enregistrement en tant qu’OF. En clair, si vous ne la transmettez pas, votre numéro de déclaration d’activité (NDA) peut être suspendu ou radié.
Attention : pour déposer un BPF, il faut avoir réalisé au moins une formation au cours de l’année civile écoulée. Si vous venez de vous lancer sans avoir encore dispensé de formation, vous ne pouvez pas faire de déclaration. Cela concerne de nombreux nouveaux entrants, qui sont encore en phase de préparation, de prospection ou de structuration de leur offre.
Dans ce cas, vous restez en règle tant que vous respectez les délais. Et surtout, cela ne vous empêche pas d’envisager une certification Qualiopi, même sans premier BPF transmis. Ce point fait souvent l’objet d’interprétations erronées, que nous allons clarifier dans la suite de l’article.
Nouveaux entrants : peut-on passer l’audit Qualiopi sans BPF ?
La réponse est oui. Un organisme de formation peut tout à fait passer son premier audit Qualiopi sans avoir encore déposé de déclaration BPF. Cela concerne d’ailleurs de nombreux nouveaux entrants, qui se lancent dans la certification dès la phase de structuration, parfois avant même d’avoir animé une première session.
Les certificateurs sont bien conscients de cette situation. Le référentiel Qualiopi ne rend pas le BPF obligatoire pour initier la démarche. Ce qu’il impose, c’est de prouver que l’organisme est en mesure de répondre aux exigences du Référentiel National Qualité, même s’il est en phase de démarrage. Cela veut dire que vous devez présenter des éléments concrets de préparation : offre de formation, outils de suivi, documents RH, exemples de contenus, etc.
Le fait de ne pas avoir encore réalisé de formation ni transmis de BPF n’est pas un motif de refus. En revanche, l’auditeur s’attendra à voir que vous avez anticipé votre fonctionnement, même sans activité réelle. Il cherchera des signes que votre projet est structuré, crédible et opérationnel, et que vous êtes prêt à accueillir vos premiers stagiaires dans un cadre de qualité.
Pour résumer : le BPF n’est pas un prérequis à la certification Qualiopi, mais il ne faut pas arriver les mains vides. Une démarche sérieuse, avec des preuves de préparation, permet de passer l’audit en tant que nouvel organisme, sans avoir encore de bilan d’activité à présenter.
Ce que l’auditeur attend malgré l’absence de BPF
Même si vous n’avez pas encore transmis de BPF, l’auditeur attendra de vous une preuve claire que votre projet est structuré. Vous ne serez pas évalué sur des résultats passés, mais sur votre capacité à organiser et anticiper la qualité de vos futures actions de formation.
Cela implique de présenter des éléments tangibles, même si vous n’avez pas encore formé votre premier stagiaire. Par exemple, une offre de formation formalisée, des objectifs pédagogiques clairs, un modèle de convention ou un contrat de formation, ainsi qu’une grille tarifaire. Ces documents montrent que vous êtes prêt à démarrer dans des conditions conformes aux exigences Qualiopi.
L’auditeur regardera aussi vos processus internes. Il vérifiera comment vous comptez recueillir les besoins des bénéficiaires, évaluer les acquis, suivre les progrès, et assurer la montée en compétences. Même si tout est encore théorique, ces mécanismes doivent exister sur le papier. Il est donc essentiel de construire une trame pédagogique et administrative solide, même si elle n’a pas encore été utilisée.
Côté ressources humaines, vous devrez prouver que vos formateurs sont compétents. Prouvez cela via des CV à jour et en démontrant que vous avez réfléchi à l’organisation globale (supports, moyens logistiques). L’objectif est de montrer que vous respecterez les critères du référentiel dès votre première session.
En bref, l’absence de BPF n’est pas un obstacle, mais elle suppose une anticipation rigoureuse. Plus votre préparation est documentée et cohérente, plus vous mettez de chances de votre côté pour réussir votre premier audit.
Conclusion sur Qualiopi et le BPF pour les nouveaux entrants
La déclaration BPF n’est pas une condition obligatoire pour passer l’audit Qualiopi, surtout lorsque vous êtes un nouvel entrant. Il est tout à fait possible d’initier votre démarche de certification sans avoir encore dispensé de formation ni transmis de bilan d’activité.
Ce qui compte pour l’auditeur, ce n’est pas votre historique, mais la solidité de votre préparation. Vous devez être capable de démontrer que votre organisme est prêt à fonctionner dans le respect du Référentiel National Qualité : une offre structurée, des outils en place, des procédures claires et des formateurs compétents.
Si vous êtes encore en phase de lancement, prenez le temps de formaliser votre projet. Même sans stagiaires, vous pouvez prouver que vous êtes prêt à en accueillir, avec sérieux et méthode. C’est cette capacité d’anticipation qui fera la différence.
En résumé : le BPF n’est pas un frein, tant que vous êtes en mesure de présenter un cadre cohérent et professionnel. Avec une démarche bien construite, vous pouvez tout à fait réussir votre certification Qualiopi dès la première tentative.