Dans le cadre de la certification Qualiopi, de nombreuses questions reviennent sur la gestion des documents pédagogiques. Parmi elles, une interrogation fréquente : un organisme de formation doit-il obligatoirement conserver une copie des supports de cours remis aux stagiaires ?
Cette question peut sembler secondaire, mais elle touche à deux enjeux majeurs : la traçabilité de l’action de formation et la preuve de conformité au Référentiel National Qualité. Beaucoup de prestataires s’interrogent sur ce que l’auditeur attend réellement : une simple remise orale suffit-elle ? Faut-il archiver tous les supports imprimés ou numériques transmis pendant la formation ?
Dans cet article, nous allons clarifier cette obligation. Nous verrons d’abord ce que le référentiel Qualiopi prévoit sur le sujet. Ensuite, nous expliquerons pourquoi il est souvent utile, même si ce n’est pas obligatoire, de conserver une copie des supports. Enfin, nous proposerons des solutions simples pour être en règle, sans complexifier votre organisation.
Le but est de vous aider à sécuriser vos pratiques pédagogiques et documentaires, sans vous imposer de contraintes inutiles.
Que dit Qualiopi sur les supports remis aux stagiaires ?
Le référentiel Qualiopi ne demande pas explicitement aux organismes de conserver une copie des supports de cours remis aux stagiaires. Cependant, il attend des preuves concrètes montrant que les apprenants ont bien reçu les contenus nécessaires à leur apprentissage. C’est un point lié à l’indicateur 1 du critère 1, qui porte sur l’information fournie au public.
L’objectif ici est simple : montrer que les modalités pédagogiques sont claires et que le stagiaire sait ce qu’il va apprendre. Cela inclut souvent des documents écrits comme des diaporamas, des fiches techniques, des exercices ou encore des supports numériques. Il ne s’agit donc pas de prouver que vous avez conservé chaque fichier, mais plutôt de montrer que vous avez bien transmis les supports adaptés aux participants.
Lors de l’audit, l’expert pourra vous demander comment vous vous assurez que chaque stagiaire repart avec les ressources utiles. Il ne vous demandera pas forcément un dossier archivé complet. Mais si vous n’avez rien à présenter – ni exemple de support, ni mention de transmission dans la convention ou dans une feuille de route – cela peut être considéré comme une faiblesse.
En résumé, Qualiopi n’impose pas de garder une copie des supports, mais vous devez prouver que ces supports existent, qu’ils sont adaptés au programme, et qu’ils ont été remis aux stagiaires dans de bonnes conditions.
Pourquoi conserver une copie des supports peut être pertinent pour l’audit Qualiopi ?
Même si Qualiopi ne vous oblige pas à garder une copie des supports, il est souvent judicieux de le faire. Cette précaution vous protège en cas de doute, de litige ou de demande de justification lors de l’audit. C’est aussi un moyen simple de prouver que vous appliquez bien votre programme et que les stagiaires reçoivent des contenus en lien avec les objectifs de la formation.
Avoir une trace écrite permet de montrer la cohérence entre vos supports, vos contenus pédagogiques et vos méthodes d’évaluation. Cela peut renforcer votre crédibilité, surtout si vous êtes interrogé sur la progression pédagogique, l’adaptation aux publics ou la personnalisation des parcours. Une archive numérique de vos supports principaux vous permet aussi de gagner du temps si vous devez refaire une session ou prouver ce qui a été transmis.
En conservant vos supports, vous vous assurez aussi de la continuité pédagogique. Par exemple, si un formateur quitte votre structure, vous pouvez maintenir la qualité des contenus. De même, si un apprenant vous demande un duplicata ou un accès tardif, vous êtes capable de répondre rapidement.
C’est aussi un bon réflexe qualité : cela montre que votre organisme est structuré, organisé, et soucieux de la transparence. Cela ne veut pas dire tout garder, ni imprimer chaque support. Un dossier partagé, un fichier dans un cloud, ou une copie en PDF suffisent souvent à répondre aux attentes.
En résumé, même si ce n’est pas obligatoire, garder une copie de vos supports est une bonne pratique. Elle vous sécurise et vous aide à prouver la qualité de vos actions de formation.
Les bonnes pratiques à adopter sans que ce soit une obligation
Même si Qualiopi ne vous impose pas de garder une copie des supports, il est conseillé d’adopter quelques réflexes simples pour montrer que votre organisation est structurée. Ces gestes ne prennent pas beaucoup de temps, mais ils peuvent faire la différence le jour de l’audit.
Premièrement, assurez-vous de mentionner dans vos documents contractuels (convention, programme, livret stagiaire) que des supports seront remis aux participants. Cela montre que c’est prévu dès le départ et que cela fait partie de votre prestation. L’auditeur peut y voir une preuve indirecte de transmission.
Ensuite, vous pouvez archiver vos supports de manière organisée, même de façon minimale. Une version PDF des documents clés dans un dossier partagé suffit. Vous n’avez pas besoin de conserver tout ce qui est dit oralement ou affiché à l’écran. L’essentiel est de garder une version représentative du contenu remis ou projeté.
Pensez aussi à noter dans le bilan de session ou la feuille d’émargement que des supports ont été remis. Cette mention simple permet de tracer l’action sans lourdeur administrative.
Enfin, si vous utilisez des supports numériques accessibles en ligne (type Google Drive, plateforme LMS, ou clé USB), gardez une preuve que les stagiaires ont bien reçu les liens ou fichiers. Une capture d’écran, un mail ou une mention dans le questionnaire de satisfaction peuvent suffire.
Ces pratiques ne sont pas imposées, mais elles renforcent votre crédibilité lors de l’audit Qualiopi. Elles montrent que vous êtes rigoureux, même sur des points non obligatoires.
Conclusion sur Qualiopi et les supports de cours
La certification Qualiopi ne rend pas obligatoire la conservation d’une copie des supports de cours remis aux stagiaires. Cependant, elle exige que vous soyez capable de démontrer que ces supports existent, qu’ils sont adaptés à vos objectifs pédagogiques, et qu’ils sont bien transmis aux apprenants. Cela fait partie de votre capacité à assurer une prestation claire, structurée et conforme au programme annoncé.
Conserver une copie n’est donc pas une obligation réglementaire, mais une bonne pratique qualité. Cela vous permet de prouver votre sérieux, de gagner en réactivité, et de mieux répondre aux questions de l’auditeur lors de l’audit. C’est aussi un moyen simple d’assurer la cohérence entre vos contenus, vos méthodes et vos résultats.
Quelques gestes suffisent : garder une version PDF, mentionner la remise des supports dans vos documents, ou tracer leur transmission dans le bilan de formation. Ces actions renforcent la fiabilité de votre démarche, sans ajouter de charge inutile.
En résumé, garder une trace des supports transmis n’est pas exigé par Qualiopi, mais c’est un vrai atout pour vous. Cela montre que vous prenez vos engagements au sérieux et que vous avez une approche rigoureuse, même sur les points non imposés.