Qualiopi 2025 : Les nouvelles obligations pour les sous-traitants CPF

Rappel Qualiopi : Qui est concerné par la sous-traitance en formation professionnelle ?

Dans le cadre de la formation professionnelle, la sous-traitance désigne toute situation où un organisme de formation fait appel à un prestataire externe pour réaliser tout ou partie d’une action de formation, d’un bilan de compétences, d’une validation des acquis de l’expérience (VAE) ou d’un apprentissage. Cela concerne une multitude d’acteurs : formateurs indépendants, cabinets spécialisés, plateformes de formation à distance, ou encore prestataires techniques.

Avant 2025, seul l’organisme donneur d’ordre, c’est-à-dire celui qui contractualise avec le financeur (comme la Caisse des Dépôts pour le CPF), était tenu d’avoir la certification Qualiopi. Il pouvait déléguer l’exécution de tout ou partie de la prestation à un sous-traitant non certifié, à condition d’en assumer la responsabilité.

Dès 2025, cette organisation évolue profondément. Tous les prestataires sous-traitants du CPF devront détenir leur propre certification Qualiopi pour intervenir sur une action financée. Cette nouvelle exigence s’applique même s’ils n’apparaissent pas comme l’organisme de formation principal dans l’enregistrement sur MonCompteFormation.

Ce changement vise à éliminer les zones d’ombre et les pratiques à risque : sous-traitants non qualifiés, absence de suivi qualité, ou écarts avec les engagements contractuels. En responsabilisant chaque maillon de la chaîne, l’État veut garantir une cohérence et une exigence qualité uniforme, quelle que soit la structure qui délivre effectivement la prestation.

Ainsi, tous les prestataires impliqués doivent se poser la question : suis-je sous-traitant dans le cadre du CPF ? Si oui, il est désormais indispensable d’obtenir la certification Qualiopi pour poursuivre son activité légalement et bénéficier des financements publics.

Qualiopi et CPF : pourquoi le lien devient plus strict ?

Depuis son entrée en vigueur en 2022, la certification Qualiopi est devenue le sésame indispensable pour accéder aux financements publics, en particulier au Compte Personnel de Formation (CPF). Toutefois, jusqu’en 2025, cette exigence s’appliquait uniquement à l’organisme de formation principal, laissant une certaine souplesse dans l’emploi de sous-traitants non certifiés. Cette situation a progressivement soulevé des inquiétudes.

En effet, plusieurs audits ont révélé des écarts de qualité entre les engagements pris par l’organisme donneur d’ordre et les prestations réellement fournies par les sous-traitants. Le bénéficiaire pouvait se retrouver face à un formateur ou un intervenant qui ne répondait pas aux standards de qualité attendus, même si l’organisme principal était certifié.

Pour renforcer la confiance dans le système de financement CPF, l’État a décidé d’élargir l’exigence de certification à tous les sous-traitants. Ce durcissement s’explique aussi par la montée des fraudes et des formations de faible qualité détectées ces dernières années. Les financeurs, dont la Caisse des Dépôts, ont donc demandé davantage de garanties sur la chaîne complète de prestation.

Autre raison clé : la volonté d’harmoniser la qualité pédagogique. Un bénéficiaire CPF ne doit pas faire la différence entre une formation en direct ou en sous-traitance. L’expérience d’apprentissage, le suivi, les supports et l’évaluation doivent être conformes au Référentiel Qualiopi, peu importe qui réalise l’action.

Ce lien renforcé entre CPF et Qualiopi s’inscrit donc dans une stratégie globale d’assainissement du secteur de la formation professionnelle. Il impose à tous les prestataires, même indirects, d’adopter des pratiques rigoureuses, traçables et alignées sur des standards reconnus.

Nouvelle obligation 2025 : la certification Qualiopi exigée pour les sous-traitants

Depuis le 1er avril 2024, tout sous-traitant intervenant dans le cadre d’une action financée par le CPF doit être certifié Qualiopi, même s’il n’a aucun contact direct avec l’apprenant. Cette évolution marque un resserrement réglementaire important dans l’encadrement de la sous-traitance en formation professionnelle.

Jusqu’alors, seule l’entreprise “donneuse d’ordre” – l’organisme principal signataire du contrat avec le CPF – était tenue d’être certifiée. Elle pouvait faire appel à des sous-traitants non certifiés, à condition d’assumer l’entière responsabilité de la prestation. Désormais, cette tolérance ne s’applique plus dès qu’il s’agit d’une action CPF, quelle que soit la nature du rôle du sous-traitant dans la prestation.

Cette obligation concerne :

• Les formateurs indépendants intervenant pour un organisme de formation CPF.
• Les prestataires réalisant tout ou partie de l’action pédagogique, même sans relation directe avec l’apprenant.
• Les consultants ou animateurs externes mobilisés pour animer ou concevoir des séquences CPF.

En revanche, certains sous-traitants restent exemptés de la certification :

• Ceux qui fournissent uniquement une prestation technique ou administrative (ex : location de salle, ingénierie, appui logistique).
• Ceux non impliqués dans une action CPF, même s’ils travaillent en sous-traitance pour des organismes de formation.

Pour éviter tout manquement, il est donc essentiel de déterminer précisément le rôle du sous-traitant et le type de financement concerné. En cas d’erreur, les conséquences peuvent être lourdes : redressement, retrait de financement, voire suspension de certification pour l’organisme principal.

Les exceptions prévues : cas limités et conditions spécifiques

Bien que la réforme impose la certification Qualiopi à la majorité des sous-traitants CPF depuis avril 2024, certaines exceptions encadrées sont prévues par la réglementation. Ces cas particuliers concernent des situations où l’activité sous-traitée n’entre pas directement dans le périmètre pédagogique ou ne relève pas d’une action financée par le CPF.

1. Les prestations techniques ou administratives

Les sous-traitants qui interviennent uniquement pour des services de support – sans réaliser eux-mêmes l’action de formation – ne sont pas concernés par l’obligation de certification Qualiopi. Cela inclut, par exemple :

• La location de salle ou de matériel pédagogique.
• L’ingénierie technique (plateformes, e-learning, développement d’outils).
• Les prestations logistiques ou administratives (accueil, secrétariat, assistance informatique).

Ces missions relèvent d’une relation contractuelle de service et non de formation au sens du Référentiel National Qualité. Ces prestataires ne sont donc pas soumis à l’audit Qualiopi, même dans le cadre d’un financement CPF.

2. Le cas des sous-traitants non CPF – Qualiopi

Un prestataire externe qui intervient en dehors de toute action financée par le CPF n’a pas besoin d’être certifié Qualiopi. Par exemple, un formateur recruté pour une session autofinancée ou relevant d’un autre dispositif public non concerné par le décret Qualiopi (ex. Pôle emploi) n’entre pas dans le périmètre.

3. La micro-entreprise en seuil bas (cas rare)

Certaines sources évoquent des tolérances possibles pour les micro-entreprises dont le chiffre d’affaires reste inférieur aux seuils de franchise en base de TVA (77 700 €). Toutefois, cette exception reste floue et contestée juridiquement. Par précaution, la certification est recommandée.

Ces cas exceptionnels ne doivent pas faire oublier l’essentiel : dès qu’un sous-traitant intervient dans une action CPF, il entre dans le champ d’application de Qualiopi. Mieux vaut anticiper que subir un redressement en cas de contrôle.

Quels risques en cas de non-conformité ?

Le non-respect des obligations liées à la certification Qualiopi pour les sous-traitants CPF peut entraîner des conséquences graves pour les deux parties : le sous-traitant lui-même, et l’organisme donneur d’ordre. La réglementation actuelle prévoit plusieurs niveaux de sanctions, allant du simple rappel à l’ordre à des sanctions financières, voire administratives.

1. Risques pour les sous-traitants non certifiés Qualiopi

Un sous-traitant qui intervient sur une action CPF sans être certifié s’expose à un exclusion immédiate des marchés financés par les fonds publics. Il pourra être écarté des projets par les organismes principaux, qui sont dans l’obligation de se conformer au référentiel. Cela signifie une perte d’activité significative pour les professionnels qui dépendent de la sous-traitance CPF.

En cas de contrôle, le sous-traitant non conforme pourra être inscrit dans une base de données des prestataires non éligibles, ce qui nuira à sa réputation professionnelle. Il peut également être mis en cause contractuellement si son absence de certification entraîne un redressement de l’organisme principal.

2. Risques pour l’organisme donneur d’ordre

L’organisme qui emploie un sous-traitant non certifié dans le cadre d’une action CPF prend un risque majeur. Il engage sa responsabilité et peut se voir :

• Demander le remboursement des fonds publics perçus.
• Sanctionner par les financeurs (Caisse des Dépôts, OPCO).
• Voir sa propre certification Qualiopi suspendue ou retirée, notamment si cette pratique est récurrente ou dissimulée.

Ces conséquences mettent en péril la viabilité financière et l’image de l’organisme.

La meilleure stratégie reste donc la prévention. Vérifier systématiquement la certification Qualiopi de ses sous-traitants, contractualiser les responsabilités, et tracer chaque intervention sont des réflexes indispensables pour assurer une sous-traitance conforme et sécurisée.

Comment se mettre en conformité rapidement ?

Pour les sous-traitants qui interviennent ou souhaitent intervenir sur des actions financées par le CPF, la mise en conformité avec la certification Qualiopi est désormais une urgence. Heureusement, des étapes claires et accessibles permettent de répondre rapidement aux exigences du référentiel national qualité.

1. Préparer son audit initial

La première étape consiste à s’inscrire auprès d’un organisme certificateur accrédité. Il est conseillé de comparer les tarifs, les délais de traitement et les modalités d’audit (présentiel ou à distance). Une fois inscrit, le sous-traitant reçoit la documentation nécessaire pour préparer son dossier de certification.

Le cœur de la préparation repose sur la constitution d’un dossier qualité conforme. Cela inclut : un programme de formation structuré, des modalités de suivi des apprenants, des critères d’évaluation, une gestion des réclamations, et une démarche d’amélioration continue.

2. Mettre à jour ses process qualité

Il ne suffit pas de préparer des documents. Les pratiques doivent être mises en œuvre de manière effective et vérifiable. Il est essentiel de :

• Définir des objectifs pédagogiques clairs.
• Assurer une traçabilité des actions de formation.
• Collecter les retours des bénéficiaires.
• Archiver les éléments de preuve (feuilles d’émargement, bilans, grilles d’évaluation).

Le tout doit être cohérent avec les 7 critères et 32 indicateurs du référentiel Qualiopi. Une attention particulière doit être portée à la simplicité des outils, surtout pour les structures unipersonnelles.

3. S’entraîner avec des audits blancs

Pour se sentir prêt, il est utile de réaliser un audit blanc, seul ou avec un consultant. Cela permet de détecter les failles, de corriger les oublis, et de gagner en sérénité le jour de l’évaluation.

Avec une préparation rigoureuse, il est tout à fait possible pour un sous-traitant indépendant ou une petite structure d’obtenir la certification en moins de trois mois.

Impact de cette obligation sur les donneurs d’ordre

L’entrée en vigueur de l’obligation de certification Qualiopi pour tous les sous-traitants intervenant sur des actions CPF modifie en profondeur la manière dont les organismes principaux doivent gérer leurs partenaires externes. Cette évolution réglementaire implique une nouvelle organisation plus rigoureuse, tant sur le plan juridique qu’opérationnel.

Désormais, les donneurs d’ordre ne peuvent plus se contenter de contractualiser avec des prestataires non certifiés, même pour des tâches qui semblaient jusqu’ici secondaires. Ils ont l’obligation de s’assurer que chaque sous-traitant impliqué dans une action de formation financée par le CPF est bien détenteur d’une certification Qualiopi valide au moment de la prestation. Cette vérification devient une condition incontournable pour sécuriser les financements publics et éviter toute remise en cause lors d’un contrôle ou d’un audit.

Par conséquent, les contrats de sous-traitance doivent être adaptés pour refléter cette nouvelle exigence. Ils doivent intégrer des engagements explicites sur la détention de la certification, les modalités de contrôle, et prévoir des clauses spécifiques en cas de non-conformité du partenaire. Ces dispositions permettent de sécuriser juridiquement l’organisme principal tout en clarifiant les responsabilités de chacun.

Cette nouvelle obligation impacte également la gestion des ressources humaines et des partenariats. De nombreux prestataires non certifiés, jusqu’alors sollicités pour leur expertise ou leur flexibilité, ne pourront plus intervenir sur des actions CPF tant qu’ils n’auront pas régularisé leur situation. Les organismes devront donc réorganiser leur vivier de sous-traitants, accompagner certains vers la certification, ou rechercher de nouveaux partenaires conformes.

Cette réforme renforce ainsi la responsabilité du donneur d’ordre dans la chaîne de qualité. Elle impose un pilotage plus rigoureux mais contribue aussi à consolider la crédibilité des formations proposées et à garantir une meilleure expérience pour les bénéficiaires.

Les critères Qualiopi les plus contrôlés chez les sous-traitants

Lors de l’audit Qualiopi, les auditeurs examinent avec rigueur certains critères spécifiques lorsque le prestataire agit en tant que sous-traitant. Ils cherchent à vérifier si ce dernier respecte les exigences du référentiel et s’il contribue activement à la qualité globale de la formation financée par le CPF.

Ils attendent d’abord que le sous-traitant définisse clairement les objectifs pédagogiques de ses interventions. Il doit expliquer ce qu’il propose, à qui il s’adresse, et comment il articule son action avec celle du donneur d’ordre. Il ne peut pas agir de manière isolée ou improvisée. Il montre qu’il comprend le parcours global et qu’il y prend part de manière cohérente.

Les auditeurs contrôlent également la manière dont il évalue les acquis des apprenants. Le sous-traitant doit présenter ses outils, ses critères d’analyse et les résultats qu’il obtient. Il justifie son approche par des éléments concrets, comme des bilans, des tests, ou des observations formalisées. Il prouve qu’il suit la progression des apprenants, même s’il n’est pas seul à les accompagner.

Ils s’assurent aussi qu’il adapte ses méthodes aux publics concernés. Il doit démontrer qu’il prend en compte les besoins spécifiques de chacun, qu’il ajuste ses contenus et qu’il collabore étroitement avec le donneur d’ordre pour répondre aux attentes des bénéficiaires.

Enfin, ils vérifient son implication dans l’amélioration continue. Le sous-traitant doit montrer qu’il traite les réclamations, qu’il transmet les informations utiles, et qu’il contribue activement à la démarche qualité globale. Il ne se contente pas d’exécuter une tâche : il agit comme un professionnel engagé, responsable et en phase avec les valeurs de Qualiopi.

Bonnes pratiques pour réussir sa certification Qualiopi pour les sous-traitants

Réussir la certification Qualiopi en tant que sous-traitant exige plus qu’un simple respect formel des critères. Il faut s’engager activement dans une démarche qualité, alignée avec les responsabilités spécifiques de ce statut. En adoptant des pratiques structurées et adaptées, le sous-traitant augmente ses chances de réussir l’audit et de valoriser durablement son professionnalisme.

D’abord, il doit clarifier précisément son rôle. Il décrit la nature de ses interventions, le périmètre de ses missions et les modalités pédagogiques qu’il applique. Cette transparence lui permet de présenter une activité bien définie à l’auditeur, sans ambiguïté sur ses responsabilités.

Ensuite, il s’approprie les indicateurs du référentiel Qualiopi qui le concernent. Il prouve qu’il analyse les besoins de son public, qu’il adapte ses contenus aux objectifs pédagogiques, qu’il évalue les acquis et qu’il assure un suivi rigoureux des bénéficiaires. Il ne se contente pas d’exécuter une mission : il en démontre la valeur et l’efficacité, preuves à l’appui.

Il formalise ses pratiques. Même s’il travaille seul ou en petite structure, il conçoit des documents simples mais structurés. Il garde une trace de ses évaluations, de ses bilans pédagogiques et des retours des apprenants. Il met en place une logique de progression continue, qu’il alimente avec ses retours d’expérience.

Enfin, il se prépare sérieusement à l’audit. Il relit les attendus du référentiel, s’entraîne à expliquer ses choix, et prépare un dossier clair et cohérent. Il adopte une posture active face à l’évaluateur, en montrant qu’il comprend les enjeux et qu’il s’implique dans la qualité globale du parcours. C’est cette implication, plus encore que la perfection des documents, qui convainc lors de la certification.

Avantages à long terme de la certification Qualiopi pour les sous-traitants

Enfin, en obtenant Qualiopi, il élargit ses perspectives. Il peut proposer ses propres formations, candidater directement à des marchés publics ou se positionner comme référent qualité pour d’autres structures. Il ne dépend plus uniquement d’un donneur d’ordre. Il gagne en autonomie, en crédibilité, et en possibilités d’évolution.