Guide de lecture Qualiopi – Indicateur 27 : Encadrement de la sous-traitance dans Qualiopi

Les exigences précises de l’indicateur 27

L’indicateur 27 du référentiel Qualiopi demande au prestataire de prouver qu’il contrôle la qualité des prestations réalisées par ses sous-traitants. Cette exigence vise à garantir que toutes les actions externalisées restent conformes aux engagements pris et aux attentes des bénéficiaires.

Le prestataire doit d’abord formaliser la relation avec chaque sous-traitant. Un contrat ou une convention précise les modalités de la prestation, les responsabilités de chacun et les critères qualité à respecter. Cette formalisation constitue la base de la démarche.

Il reste essentiel que le prestataire sélectionne ses partenaires de façon rigoureuse. Il doit s’assurer que le sous-traitant possède les compétences, les moyens et la fiabilité nécessaires pour réaliser la mission dans les conditions attendues. Cette sélection peut se baser sur des références, des certifications ou des entretiens préalables.

L’indicateur 27 Qualiopi impose également un suivi régulier de la qualité des prestations sous-traitées. Cela peut prendre la forme de contrôles ponctuels, de bilans intermédiaires ou de retours des bénéficiaires. Ces éléments doivent être documentés pour prouver la vigilance du prestataire lors de l’audit.

Le prestataire conserve la responsabilité de l’ensemble de la prestation, même si une partie est externalisée. Il ne peut se décharger de ses obligations sur le sous-traitant. Cette exigence reflète le principe fondamental de la qualité globale portée par le référentiel Qualiopi.

En respectant ces points, le prestataire démontre donc qu’il maîtrise la chaîne de qualité et qu’il offre des prestations fiables, qu’elles soient réalisées en interne ou en sous-traitance.

Qui est concerné par l’indicateur 27

L’indicateur 27 du référentiel Qualiopi concerne tous les prestataires d’actions de développement des compétences financés par des fonds publics ou mutualisés. Dès lors qu’un prestataire confie tout ou partie d’une prestation à un tiers, il doit répondre aux exigences de cet indicateur.

Les preuves attendues pour l’indicateur 27

Pour valider l’indicateur 27 du référentiel Qualiopi, le prestataire doit fournir des preuves concrètes montrant qu’il encadre efficacement la qualité des prestations sous-traitées. Ces éléments démontrent que la sous-traitance reste maîtrisée et conforme aux engagements qualité.

La première preuve attendue est un contrat ou une convention signée avec chaque sous-traitant. Ce document formalise la relation et détaille les conditions d’exécution, les objectifs attendus, ainsi que les critères qualité. Cette formalisation prouve que la collaboration ne repose pas sur des accords informels.

L’auditeur attend également des éléments sur le processus de sélection des sous-traitants. Le prestataire peut présenter des grilles d’évaluation, des références vérifiées, des certifications ou des entretiens de sélection. Ces documents illustrent la vigilance exercée lors du choix des partenaires.

Le prestataire doit aussi apporter des preuves de suivi. Des bilans intermédiaires, des comptes rendus d’observations ou des retours des bénéficiaires démontrent que la qualité des prestations sous-traitées reste contrôlée tout au long du projet.

Une procédure interne constitue un autre élément important. Cette procédure décrit les étapes à suivre lorsqu’un recours à un sous-traitant est envisagé, ainsi que les modalités de suivi et de contrôle. Elle renforce la crédibilité de la démarche.

Enfin, il peut être utile de conserver des exemples d’améliorations ou de correctifs apportés à la suite de prestations sous-traitées jugées non conformes. Cela illustre la capacité du prestataire à réagir et à garantir la qualité globale.

En réunissant ces preuves, le prestataire démontre donc qu’il respecte pleinement l’indicateur 27 Qualiopi et les attentes du référentiel Qualiopi.

Bonnes pratiques pour répondre à l’indicateur 27

Réussir l’indicateur 27 du référentiel Qualiopi implique une organisation rigoureuse et une gestion proactive des relations avec les sous-traitants. Adopter de bonnes pratiques sécurise la qualité des prestations externalisées et renforce la conformité aux attentes.

La première bonne pratique consiste à définir des critères de sélection précis. Évaluer les compétences, les références et la fiabilité des sous-traitants permet d’éviter des partenariats inadaptés. Consigner ces critères dans un document facilite leur application et leur justification lors de l’audit.

Formaliser systématiquement chaque collaboration reste indispensable. La rédaction d’un contrat ou d’une convention claire garantit que les objectifs, responsabilités et attentes sont partagés et compris par toutes les parties. Ce document protège le prestataire et structure la relation.

Il reste également judicieux d’instaurer un suivi régulier des sous-traitants. Planifier des points de contrôle, recueillir les retours des bénéficiaires et consigner les observations permettent de corriger rapidement les écarts constatés. Ces actions illustrent la maîtrise continue de la qualité.

Sensibiliser les sous-traitants aux exigences du référentiel Qualiopi constitue une autre pratique efficace. Leur expliquer les attentes spécifiques en matière de qualité et d’accessibilité garantit une prestation conforme aux standards.

Enfin, évaluer et améliorer la collaboration à la fin de chaque mission renforce la démarche. Noter les points forts, identifier les axes d’amélioration et décider du renouvellement ou non du partenariat témoignent d’une volonté d’amélioration continue.

Ces bonnes pratiques permettent de valider l’indicateur 27 Qualiopi. Elles renforcent la crédibilité du prestataire et assurent la qualité globale des formations, même en sous-traitance.

Outils et ressources utiles pour l’indicateur 27

Répondre efficacement à l’indicateur 27 du référentiel Qualiopi demande des outils adaptés pour organiser et suivre la qualité des prestations sous-traitées. Ces ressources facilitent la formalisation et le contrôle de chaque partenariat.

Le premier outil incontournable reste un modèle de contrat ou de convention. Ce document type reprend les clauses essentielles : objectifs pédagogiques, responsabilités, modalités de suivi et exigences qualité. L’adapter à chaque partenariat garantit une formalisation rapide et cohérente.

Le prestataire peut également utiliser une grille d’évaluation des sous-traitants. Cet outil facilite la sélection en analysant les compétences, les expériences passées et les références. Cette grille prouve que le choix ne repose pas sur des critères arbitraires.

Un tableau de suivi constitue une autre ressource essentielle. Il permet d’enregistrer les sous-traitants sélectionnés, les dates des prestations, les contrôles réalisés et les retours des bénéficiaires. Ce suivi documenté rassure l’auditeur sur la maîtrise globale.

La mise en place d’une procédure interne reste également recommandée. Cette procédure décrit clairement les étapes à suivre pour recourir à un sous-traitant : sélection, contractualisation, suivi et évaluation. Ce document renforce la crédibilité de la démarche qualité.

Enfin, des fiches de retour d’expérience peuvent être distribuées aux bénéficiaires ou aux formateurs internes. Ces retours enrichissent l’évaluation des sous-traitants et permettent d’améliorer continuellement la qualité des prestations.

Avec ces outils, le prestataire valide donc l’indicateur 27 Qualiopi. Il démontre qu’il contrôle efficacement les prestations externalisées, en totale conformité avec les attentes du référentiel Qualiopi.

Les pièges à éviter dans l’application de l’indicateur 27

L’indicateur 27 du référentiel Qualiopi impose une vigilance constante sur la qualité des prestations sous-traitées. Pourtant, certains prestataires commettent des erreurs qui compromettent la conformité de leur démarche. Éviter ces pièges reste essentiel pour valider cet indicateur.

Le premier piège consiste à négliger la formalisation des relations. Collaborer avec des sous-traitants sans contrat ou convention rend la prestation difficilement contrôlable. Cette absence de document écrit laisse planer des zones d’incertitude sur les responsabilités et les engagements qualité.

Un autre écueil fréquent reste de choisir un partenaire sans vérifier ses compétences. Se fier uniquement à une recommandation ou à une relation antérieure peut être risqué. Il reste indispensable d’évaluer systématiquement la capacité du sous-traitant à répondre aux attentes du référentiel Qualiopi.

Le manque de suivi représente également une erreur courante. Une fois la prestation externalisée, certains prestataires ne contrôlent plus la qualité. Ne pas recueillir de retours ni vérifier le respect des engagements fragilise la démonstration de conformité.

Certains oublient d’informer les sous-traitants des exigences spécifiques liées à la certification. Sans sensibilisation aux obligations légales et qualitatives, la prestation risque de ne pas répondre aux standards attendus.

Enfin, ne pas documenter les contrôles effectués rend la démarche invisible pour l’auditeur. Sans preuves tangibles, le prestataire ne peut démontrer sa maîtrise de la sous-traitance.

En évitant ces erreurs, le prestataire valide l’indicateur 27 Qualiopi et prouve donc son engagement qualité. Il rassure les bénéficiaires et respecte ainsi pleinement les attentes du référentiel Qualiopi.

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