L’indicateur 23 du référentiel Qualiopi impose au prestataire d’organiser une veille légale et réglementaire spécifique à son activité de formation. Cette exigence garantit que l’organisme reste informé des évolutions juridiques et adapte ses pratiques en conséquence.
La formation professionnelle reste un secteur en constante évolution. Des lois, décrets et circulaires modifient régulièrement les droits et obligations des prestataires. Ne pas suivre ces évolutions peut compromettre la conformité et nuire à la qualité des prestations.
L’indicateur 23 Qualiopi vise donc à démontrer que le prestataire collecte, analyse et exploite les informations juridiques utiles. Il ne suffit pas d’avoir une connaissance générale. L’organisme doit prouver qu’il suit activement les textes relatifs à la formation, aux financements, aux contrats, à la protection des données ou encore à l’accessibilité.
Cette démarche concerne tous les prestataires financés par des fonds publics ou mutualisés. Elle s’applique aux organismes de formation (OF), aux centres de formation d’apprentis (CFA), aux centres de bilan de compétences (CBC) et aux organismes en charge de la VAE.
Assurer une veille efficace contribue à sécuriser les pratiques et à renforcer la crédibilité de l’organisme. Elle rassure les bénéficiaires et les partenaires sur le sérieux et la conformité des prestations proposées.
Respecter l’indicateur 23 Qualiopi prouve que le prestataire s’inscrit dans une démarche qualité dynamique et responsable. Cette vigilance constitue un gage de professionnalisme attendu par le référentiel Qualiopi.
Les exigences précises de l’indicateur 23
L’indicateur 23 du référentiel Qualiopi demande au prestataire d’organiser une veille légale et réglementaire adaptée à son activité. Cette exigence implique de suivre, analyser et exploiter les informations juridiques pertinentes pour garantir la conformité des prestations.
Le prestataire doit mettre en place un dispositif formalisé. Il doit identifier les sources fiables et pertinentes, comme les sites institutionnels, les bulletins officiels, ou les publications spécialisées. Ces sources doivent couvrir les thèmes directement liés à la formation professionnelle et aux obligations des prestataires.
L’auditeur vérifiera que la veille est active et récente. Il ne suffit pas d’indiquer quelques sites consultés de temps en temps. Le prestataire doit prouver que les informations sont collectées régulièrement et qu’elles sont intégrées aux pratiques de l’organisme.
Il reste indispensable d’analyser les informations collectées. Le prestataire doit être capable d’expliquer en quoi une évolution réglementaire impacte ses activités et comment il y répond concrètement.
Le suivi doit également être documenté. Un registre ou une procédure interne détaillant les étapes de la veille et les mises à jour réalisées facilite la démonstration lors de l’audit.
Cette veille concerne plusieurs domaines : les modalités de financement, les contrats de formation, la protection des données personnelles, l’accessibilité aux publics en situation de handicap et les obligations sociales.
En respectant ces exigences, le prestataire démontre sa capacité à intégrer la réglementation dans ses pratiques. Il prouve ainsi qu’il maîtrise l’indicateur 23 Qualiopi et répond aux attentes du référentiel Qualiopi.
Qui est concerné par l’indicateur 23
L’indicateur 23 du référentiel Qualiopi concerne tous les prestataires d’actions de formation financées par des fonds publics ou mutualisés. Cette obligation vise à garantir que chaque organisme respecte les lois et règlements en vigueur, quel que soit son statut.
Les organismes de formation
Les CFA
Les centres de VAE
Les organismes proposant des bilans de compétences
Les preuves attendues pour l’indicateur 23
Pour démontrer la conformité à l’indicateur 23 du référentiel Qualiopi, le prestataire doit fournir des preuves concrètes et organisées. Ces éléments montrent que la veille légale et réglementaire est bien réalisée et exploitable.
La première preuve attendue reste un registre ou un tableau de veille. Ce document recense les sources suivies, les dates de consultation et les informations collectées. Il peut être sous forme papier ou numérique, à condition d’être accessible et à jour.
Le prestataire peut également présenter des copies ou impressions d’articles pertinents. Ces éléments montrent que la veille ne se limite pas à une simple intention. Ils prouvent que des informations concrètes ont été analysées.
Une procédure formalisée constitue un autre élément clé. Elle décrit comment la veille est organisée, qui en est responsable et à quelle fréquence elle est réalisée. Cette formalisation sécurise la démarche et facilite la démonstration lors de l’audit.
Le prestataire peut également prouver que la veille a un impact opérationnel. Il peut fournir des exemples d’adaptations mises en place suite à une évolution réglementaire. Ces exemples renforcent la crédibilité de la démarche.
Enfin, il reste pertinent de documenter la diffusion des informations collectées. Les notes internes, les comptes rendus de réunion ou les e-mails envoyés aux équipes attestent que la veille profite à l’ensemble de l’organisation.
En réunissant ces preuves, le prestataire prouve qu’il respecte pleinement l’indicateur 23 Qualiopi. Il montre ainsi qu’il maîtrise son environnement juridique, en accord avec les attentes du référentiel Qualiopi.
Bonnes pratiques pour répondre à l’indicateur 23
Réussir l’indicateur 23 du référentiel Qualiopi nécessite une organisation méthodique et proactive. Mettre en œuvre des bonnes pratiques permet de sécuriser la veille légale et réglementaire et de la rendre efficace.
La première bonne pratique consiste à désigner un responsable de la veille. Ce référent assure la collecte régulière des informations pertinentes et veille à leur mise à jour. Il devient le garant de la conformité réglementaire de l’organisme.
Le prestataire peut également définir une liste de sources fiables et précises. Ces sources peuvent inclure des sites officiels, des bulletins d’information sectoriels, ou des abonnements à des newsletters spécialisées. Il est préférable de les consigner dans la procédure pour faciliter leur consultation.
Une planification régulière reste indispensable. Programmer des vérifications mensuelles ou trimestrielles garantit que les informations restent actuelles. Ce rythme prouve à l’auditeur que la veille n’est pas ponctuelle mais bien intégrée aux pratiques.
Le prestataire gagne à formaliser les informations collectées dans un registre dédié. Ce document centralise les données et permet un suivi clair. Il doit être organisé par thèmes comme la formation, la protection des données ou les financements.
Enfin, partager la veille avec les équipes renforce la démarche. Organiser des réunions ou diffuser des notes internes implique les collaborateurs. Cela garantit que les évolutions légales sont comprises et appliquées dans les prestations.
En adoptant ces bonnes pratiques, le prestataire prouve sa maîtrise de l’indicateur 23 Qualiopi. Il démontre ainsi son engagement qualité et sa conformité au référentiel Qualiopi.
Outils et ressources utiles pour l’indicateur 23
Répondre efficacement à l’indicateur 23 du référentiel Qualiopi repose sur des outils adaptés pour organiser et exploiter la veille légale et réglementaire. Ces ressources simplifient la collecte d’informations et garantissent la traçabilité des actions.
Le premier outil recommandé reste un registre de veille. Ce document centralise les informations collectées, leur date, leur source et leur impact. Il peut être tenu sous format papier ou numérique. Il permet de démontrer facilement la régularité et la pertinence de la veille.
Le prestataire peut également utiliser un tableau de suivi, organisé par thèmes. Il facilite la classification des informations et leur consultation ultérieure. Il reste particulièrement utile pour préparer les audits et justifier des actions mises en œuvre.
Les alertes automatiques sur les sites institutionnels représentent un gain de temps précieux. Elles notifient le responsable de veille dès qu’un nouveau texte ou une actualité est publiée. Ces alertes garantissent la réactivité de la démarche.
Les newsletters spécialisées offrent également des résumés clairs des évolutions légales. Elles permettent de rester informé sans passer des heures à rechercher les informations. Il reste important d’en sélectionner plusieurs, couvrant les principaux aspects de la formation professionnelle.
Enfin, une procédure interne documentée complète la panoplie. Elle formalise les étapes à suivre, les sources à consulter, et la périodicité de la veille. Elle rassure l’auditeur et sécurise la conformité de l’organisme.
En s’appuyant sur ces outils, le prestataire démontre qu’il maîtrise l’indicateur 23 Qualiopi. Il prouve ainsi son engagement qualité et son respect du référentiel Qualiopi.
Les pièges à éviter dans l’application de l’indicateur 23
L’indicateur 23 du référentiel Qualiopi exige rigueur et régularité. Pourtant, de nombreux prestataires commettent des erreurs qui fragilisent leur conformité. Éviter ces pièges renforce la crédibilité de la veille légale et réglementaire.
Le premier piège consiste à ne pas formaliser la démarche. Certains prestataires réalisent la veille de façon informelle, sans traces écrites ni preuves organisées. Lors d’un audit, cette absence de documentation devient problématique et peut mener à une non-conformité.
Une autre erreur fréquente reste la veille irrégulière. Consulter les textes une fois par an ne suffit pas. La réglementation évolue rapidement et nécessite un suivi planifié et continu. Une veille sporadique démontre un manque d’organisation.
Certains prestataires se limitent à une ou deux sources d’information. Cette approche reste insuffisante pour couvrir tous les aspects réglementaires. Multiplier les sources fiables garantit une vision complète et pertinente.
Le manque d’analyse des informations collectées représente également un risque. Se contenter d’archiver des articles sans en tirer de conséquences concrètes affaiblit la démarche. Il est essentiel d’interpréter les données et d’adapter les pratiques en conséquence.
Enfin, oublier d’informer les équipes des évolutions légales peut compromettre l’efficacité de la veille. Sans diffusion interne, les informations collectées restent inutilisées, ce qui peut entraîner des erreurs dans l’application des obligations.
En évitant ces erreurs, le prestataire montre qu’il maîtrise l’indicateur 23 Qualiopi. Il prouve ainsi son engagement qualité et son respect des attentes du référentiel Qualiopi.
Vous souhaitez aller plus loin ?
Vous pouvez retrouver la présentation du guide de lecture en cliquant ici.
Accédez directement au critère 6 :
Parcourez l’indicateur suivant :