L’indicateur 21 du référentiel Qualiopi impose à tout prestataire de formation de prouver la compétence des acteurs mobilisés dans ses prestations. Cette exigence garantit que chaque intervenant possède les connaissances, qualifications et expériences nécessaires pour contribuer efficacement à la qualité des actions menées.
Cet indicateur concerne tous les prestataires financés par des fonds publics ou mutualisés. Il s’applique aux organismes de formation (OF), aux centres de formation d’apprentis (CFA), aux centres de bilan de compétences (CBC) et aux organismes en charge de la validation des acquis de l’expérience (VAE). Dans tous les cas, la compétence des intervenants doit être démontrée de façon claire et documentée.
L’objectif principal reste d’assurer aux bénéficiaires des prestations pertinentes, adaptées et conformes aux exigences du référentiel Qualiopi. Le prestataire doit donc identifier les acteurs mobilisés, définir leurs missions et vérifier que leurs compétences sont à jour. Il ne peut pas se contenter d’une expérience ancienne ou d’un diplôme obsolète.
Respecter l’indicateur 21 Qualiopi prouve que la qualité de la prestation repose aussi sur la valeur des femmes et des hommes impliqués. Cela renforce la crédibilité du prestataire et améliore la satisfaction des bénéficiaires.
Cette démarche place la compétence au cœur de l’action de formation et garantit un haut niveau d’exigence dans le choix et la mobilisation des acteurs.
Les exigences précises de l’indicateur 21
L’indicateur 21 du référentiel Qualiopi exige que chaque acteur mobilisé dans une prestation justifie de compétences adaptées à ses missions. Cette obligation concerne aussi bien les intervenants pédagogiques que les personnels chargés de l’accompagnement ou de la coordination.
Le prestataire doit identifier précisément chaque acteur impliqué. Il doit définir ses responsabilités et démontrer que son profil correspond aux exigences de la prestation. Cette démonstration repose sur des éléments objectifs et actualisés.
L’auditeur vérifie que le prestataire dispose de documents prouvant la qualification de ses intervenants. Ces preuves peuvent être des diplômes, des certificats de formation, des attestations de stages ou des justificatifs d’expérience professionnelle. Pour les métiers en constante évolution, il reste important de démontrer que les compétences sont maintenues à jour par la formation continue.
La vérification ne concerne pas uniquement les formateurs. Elle inclut également les tuteurs, les conseillers, les accompagnateurs et tous ceux dont l’action influence directement la qualité des prestations. Chaque acteur doit donc être inclus dans la démarche de qualification.
L’organisation interne du prestataire doit également garantir que ces compétences sont contrôlées avant toute mobilisation. Une procédure formalisée peut préciser la manière dont les justificatifs sont collectés, vérifiés et archivés.
Respecter ces exigences démontre que le prestataire maîtrise l’indicateur 21 Qualiopi. Il prouve ainsi qu’il accorde une attention particulière à la qualité humaine de ses prestations, en cohérence avec les attentes du référentiel Qualiopi et des bénéficiaires.
Qui est concerné par l’indicateur 21
L’indicateur 21 du référentiel Qualiopi concerne l’ensemble des prestataires financés par des fonds publics ou mutualisés. Cette exigence s’applique donc aux organismes de formation (OF), aux centres de formation d’apprentis (CFA), aux centres de bilan de compétences (CBC) et aux organismes chargés de la validation des acquis de l’expérience (VAE). Tous doivent démontrer que les acteurs mobilisés disposent des compétences nécessaires à leurs missions.
Les organismes de formation
Les CFA
Les centres de VAE
Les organismes proposant des bilans de compétences
Les preuves attendues pour l’indicateur 21
Pour répondre à l’indicateur 21 du référentiel Qualiopi, le prestataire doit présenter des preuves claires et actualisées. Ces éléments permettent de démontrer que chaque acteur mobilisé possède les compétences nécessaires à ses missions.
Le premier type de preuve attendu reste la copie des diplômes et certificats. Ces documents prouvent la qualification initiale des intervenants. Ils doivent correspondre aux contenus des prestations délivrées et rester disponibles pour consultation lors de l’audit.
Le prestataire peut également fournir des attestations de formation continue. Ces preuves démontrent que les compétences des acteurs restent à jour et adaptées aux évolutions du secteur. Ces formations peuvent concerner des aspects pédagogiques, techniques ou réglementaires.
Les justificatifs d’expérience professionnelle renforcent encore le dossier. Un curriculum vitae détaillé ou des attestations d’employeurs précédents permettent d’évaluer la pertinence du parcours de chaque intervenant. Ces éléments doivent rester cohérents avec les prestations proposées.
Une procédure formalisée complète le dispositif. Elle décrit les étapes de vérification des compétences avant la mobilisation des acteurs. Elle précise également comment ces informations sont archivées et mises à jour.
Enfin, des fiches de poste précises peuvent être présentées. Elles clarifient les missions et détaillent les compétences requises pour chaque fonction. Elles permettent de vérifier la correspondance entre profil et poste occupé.
Ces preuves montrent que le prestataire respecte pleinement l’indicateur 21 Qualiopi. Il confirme ainsi que les compétences des acteurs mobilisés contribuent directement à la qualité des prestations, conformément aux attentes du référentiel Qualiopi.
Bonnes pratiques pour répondre à l’indicateur 21
Réussir l’indicateur 21 du référentiel Qualiopi demande une organisation rigoureuse et une vigilance constante. Mettre en place des bonnes pratiques permet de démontrer facilement que chaque acteur mobilisé dispose des compétences attendues.
La première bonne pratique consiste à centraliser tous les justificatifs. Le prestataire doit créer un dossier pour chaque intervenant. Ce dossier rassemble diplômes, attestations d’expérience et formations suivies. Il reste à jour et disponible à tout moment.
Réaliser un contrôle systématique avant de mobiliser un intervenant constitue une étape indispensable. Cette vérification garantit que le profil correspond aux besoins pédagogiques et aux exigences du référentiel Qualiopi.
Mettre en place une procédure interne formalisée sécurise encore la démarche. Elle décrit comment collecter, vérifier et archiver les preuves. Elle prévoit aussi la fréquence de mise à jour des documents. Cette organisation rassure l’auditeur et prouve le sérieux du prestataire.
Sensibiliser les acteurs aux attentes de Qualiopi représente une autre bonne pratique. Leur expliquer les exigences de l’indicateur 21 et la nécessité de fournir des documents à jour facilite la coopération et évite les oublis.
Enfin, prévoir des formations régulières pour maintenir les compétences des équipes reste essentiel. Ces actions montrent que le prestataire ne se contente pas de vérifier des acquis passés mais s’assure d’une qualité durable.
Ces bonnes pratiques renforcent la qualité des prestations et sécurisent la conformité. Elles permettent de répondre pleinement à l’indicateur 21 Qualiopi, en cohérence avec les attentes du référentiel Qualiopi et des bénéficiaires.
Outils et ressources utiles pour l’indicateur 21
Répondre efficacement à l’indicateur 21 du référentiel Qualiopi nécessite des outils adaptés pour organiser et prouver la compétence des acteurs mobilisés. Ces ressources facilitent la gestion et la mise à jour des preuves attendues.
Le premier outil indispensable reste un registre du personnel mobilisé. Ce document centralise les informations sur chaque intervenant. Il mentionne ses diplômes, expériences, formations continues et fonctions actuelles. Ce registre assure une traçabilité claire et actualisée.
Le prestataire peut également créer un modèle de fiche de poste. Cette fiche décrit les missions de l’intervenant et les compétences requises. Elle permet de vérifier que le profil correspond bien aux attentes du poste et aux besoins pédagogiques.
Un tableau de suivi des formations continues reste très utile. Il indique les actions de formation suivies par les acteurs et celles planifiées. Ce tableau prouve que les compétences sont entretenues et adaptées aux évolutions du secteur.
Les organismes qui utilisent une plateforme numérique RH peuvent encore mieux gérer ces données. Ces solutions facilitent la collecte, l’archivage et la mise à jour des justificatifs. Elles sécurisent aussi leur accessibilité en cas de contrôle.
Enfin, une procédure interne de vérification complète l’ensemble. Elle formalise les étapes de contrôle des compétences avant toute mobilisation. Elle précise aussi la périodicité des mises à jour.
Ces outils permettent au prestataire de prouver qu’il maîtrise l’indicateur 21 Qualiopi. Ils renforcent la crédibilité de l’organisme et garantissent des prestations conformes aux exigences du référentiel Qualiopi.
Les pièges à éviter dans l’application de l’indicateur 21
Respecter l’indicateur 21 du référentiel Qualiopi exige rigueur et anticipation. Certains prestataires commettent pourtant des erreurs qui compromettent leur conformité. Éviter ces pièges reste essentiel pour démontrer la compétence des acteurs mobilisés.
Le premier écueil reste de considérer que l’expérience professionnelle seule suffit. Certains prestataires mobilisent des intervenants expérimentés sans vérifier que leurs qualifications restent adaptées. Un diplôme ancien ou une expérience datée peuvent ne plus correspondre aux attentes actuelles.
Le second piège consiste à négliger la mise à jour des documents. Les justificatifs doivent être actualisés et refléter la réalité. Ne pas suivre les formations continues ou ne pas actualiser les preuves fragilise la démonstration lors de l’audit.
Une autre erreur fréquente reste de se limiter aux formateurs. L’indicateur 21 Qualiopi concerne tous les acteurs mobilisés, y compris les conseillers, accompagnateurs ou tuteurs. Oublier ces profils peut laisser apparaître des lacunes.
Ne pas formaliser la procédure de contrôle représente également un risque. Sans process clair, la vérification peut être partielle et incohérente. L’absence d’organisation précise rend plus difficile la traçabilité.
Enfin, certains prestataires peinent à sensibiliser leurs équipes. Si les acteurs ne comprennent pas l’importance de fournir des preuves ou d’actualiser leurs compétences, le suivi devient complexe.
En évitant ces erreurs, le prestataire démontre qu’il respecte l’indicateur 21 Qualiopi. Il prouve ainsi qu’il s’engage dans une démarche qualité structurée et conforme aux exigences du référentiel Qualiopi.
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