Comprendre, appliquer et réussir sa certification Qualiopi
Le critère 5 de la certification Qualiopi est au cœur de la démarche qualité. Il interroge directement la compétence des personnes impliquées dans les actions de formation, d’accompagnement ou d’évaluation. Le référentiel Qualiopi ne se limite pas à évaluer des processus. Il s’intéresse aussi à celles et ceux qui les mettent en œuvre au quotidien.
Ce critère exige que chaque membre de l’équipe mobilisée soit qualifié, expérimenté, et engagé dans une logique de développement de ses compétences. Il ne s’agit pas seulement de fournir un CV ou un diplôme. Il faut démontrer que les intervenants sont capables de répondre aux besoins du public, en s’appuyant sur une expertise réelle, à jour, et en lien direct avec les prestations proposées.
Le guide de lecture Qualiopi précise que cette exigence concerne aussi bien les formateurs que les accompagnateurs, les coordinateurs pédagogiques, ou les personnels administratifs impliqués dans la gestion de la qualité. Chaque profil doit pouvoir justifier de ses qualifications initiales, de son expérience, et de son évolution professionnelle.
Dans cet article, toutes les dimensions du critère 5 seront explorées. Vous y découvrirez les attentes concrètes du référentiel, les indicateurs associés, les bonnes pratiques à adopter, les outils utiles pour structurer vos dossiers, ainsi que les erreurs fréquentes à éviter. L’objectif est clair : permettre à votre organisme de démontrer, preuves à l’appui, que la qualité de vos prestations repose aussi sur celle de votre équipe.
Comprendre le critère 5 du référentiel Qualiopi
Le critère 5 du référentiel Qualiopi porte sur la qualification et le développement des compétences du personnel mobilisé dans les actions de formation, d’accompagnement ou d’évaluation. Il vise à garantir que les intervenants sont non seulement compétents à l’instant T, mais qu’ils évoluent avec leur environnement professionnel.
Le référentiel Qualiopi attend des organismes qu’ils prouvent que leurs formateurs, accompagnateurs, coordinateurs pédagogiques et administratifs sont qualifiés, formés et actualisent régulièrement leurs compétences. Cela concerne aussi bien les prestataires indépendants que les équipes salariées.
Cette exigence concerne tous les prestataires engagés dans une démarche de certification Qualiopi, dès lors qu’ils utilisent des financements publics ou mutualisés. L’objectif est de s’assurer que la qualité de l’accompagnement des bénéficiaires repose sur des professionnels à la hauteur des enjeux.
Pour cela, l’organisme doit démontrer plusieurs choses :
- que les intervenants possèdent des qualifications initiales pertinentes ;
- qu’ils justifient d’une expérience professionnelle en lien avec les prestations ;
- qu’ils suivent une formation continue pour renforcer et actualiser leurs compétences ;
- qu’ils participent à une veille professionnelle adaptée à leur domaine d’intervention.
Le critère 5 de la certification Qualiopi ne vise donc pas simplement à “cocher des cases”. Il reflète l’engagement de l’organisme à maintenir un haut niveau d’expertise dans son équipe. Il valorise aussi les efforts de professionnalisation interne et la dynamique d’amélioration continue.
Les exigences du critère 5 selon le référentiel Qualiopi
Le critère 5 du référentiel Qualiopi impose aux organismes de formation de garantir que chaque personne impliquée dans les prestations possède les compétences requises pour assurer la qualité des actions menées. Cela ne repose pas uniquement sur un diplôme ou un ancien poste. Il s’agit d’un engagement continu à maintenir et développer ses compétences.
La première exigence concerne la qualification initiale. L’organisme doit prouver que les formateurs ou accompagnateurs sont formés aux thématiques qu’ils enseignent ou accompagnent. Les diplômes, certifications professionnelles ou titres sont les principales preuves attendues.
Ensuite, le référentiel demande une expérience professionnelle pertinente. Les intervenants doivent justifier d’un parcours en lien direct avec les missions réalisées. L’objectif est de garantir que les apports ne sont pas seulement théoriques, mais enrichis par une pratique concrète.
Une autre exigence forte porte sur la formation continue. Chaque personne mobilisée doit maintenir ses compétences à jour. Cela passe par des formations internes ou externes, mais aussi par la participation à des événements professionnels, des webinaires, ou des échanges de pratiques.
Enfin, la veille métier est un élément clé. L’organisme doit montrer que ses intervenants s’informent régulièrement sur les évolutions de leur domaine. Il peut s’agir d’abonnements à des revues professionnelles, de lectures ciblées, ou de participation à des réseaux métiers.
Pour répondre au critère 5 de la certification Qualiopi, chaque intervenant doit donc être en capacité de démontrer sa compétence actuelle et son engagement à la faire évoluer. L’auditeur attend des preuves claires, datées, et reliées directement aux prestations réalisées.
Qui est concerné par le critère 5 du RNQ ?
Le critère 4 du Référentiel National Qualité (RNQ) s’applique à tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences qui souhaitent obtenir ou renouveler la certification Qualiopi, dès lors qu’ils sollicitent des fonds publics ou mutualisés. Cela inclut donc :
Les organismes de formation
Les CFA
Les centres de VAE
Les organismes proposant des bilans de compétences
Les indicateurs associés au Critère 5
Le critère 5 du référentiel Qualiopi est structuré autour de deux indicateurs clés, numérotés 21 et 22. Ensemble, ils permettent à l’auditeur d’évaluer la pertinence, l’actualisation et la traçabilité des compétences des personnes mobilisées.
Indicateur 21.
Qualification et expérience des intervenants
Il vise à s’assurer que les personnes en charge de la formation, de l’accompagnement ou de l’évaluation disposent de qualifications et d’une expérience professionnelle adaptées.
Indicateur 22.
Développement des compétences
Il vérifie que les intervenants ne se contentent pas de leur bagage initial. Ils doivent actualiser régulièrement leurs compétences à travers des actions concrètes de professionnalisation.
Les pratiques exemplaires pour répondre au critère 5 de Qualiopi
Répondre efficacement au critère 5 de la certification Qualiopi, c’est structurer la gestion des compétences internes. Il ne s’agit pas seulement de collecter quelques CV. Il faut prouver que chaque intervenant est qualifié, compétent, et engagé dans une démarche de professionnalisation continue.
La première bonne pratique consiste à créer un dossier personnel pour chaque membre de l’équipe. Ce dossier regroupe :
- un CV à jour,
- les diplômes ou titres justifiant de la qualification,
- des attestations d’expériences (contrats, lettres de mission, fiches de poste),
- les formations suivies, internes ou externes,
- les éléments de veille professionnelle (captures d’écran, abonnements, notes, newsletters).
Pour aller plus loin, certains organismes élaborent un plan de développement des compétences. Il répertorie les besoins identifiés, les actions prévues, les échéances, et les résultats. Ce document montre que l’amélioration continue fait partie de la culture interne.
Un tableau de suivi des compétences peut aussi être mis en place. Il permet de visualiser rapidement les qualifications par thématique ou action de formation. C’est un outil précieux lors de l’audit Qualiopi.
Autre bonne pratique : organiser des temps de retour d’expérience ou d’échange de pratiques. Ces moments informels peuvent aussi être valorisés comme des actions de professionnalisation s’ils sont tracés et intégrés dans une logique d’équipe.
Enfin, veillez à ce que chaque document soit daté et relié aux prestations réalisées. L’auditeur cherche à vérifier la cohérence entre les compétences déclarées et les missions exercées.
Avec ces pratiques, l’organisme montre qu’il prend la qualification du personnel au sérieux, conformément aux attentes du référentiel Qualiopi.
Études de cas : réussites et erreurs courantes
Le critère 5 de la certification Qualiopi est souvent jugé simple. Pourtant, l’auditeur s’appuie sur des faits précis. Voici deux cas concrets rencontrés en audit : l’un conforme, l’autre non.
Cas de réussite : une gestion rigoureuse des compétences
Un organisme propose des formations en langues étrangères. Chaque formateur dispose d’un dossier individuel complet : CV à jour, copies de diplômes, attestations d’expériences, formations suivies, et veille documentaire.
L’organisme a également mis en place un tableau de suivi des compétences. Il indique pour chaque intervenant : domaine d’expertise, dernières formations suivies, actions de veille. Ce tableau est mis à jour deux fois par an.
Lors de l’audit Qualiopi, toutes les preuves sont présentées de manière fluide. L’auditeur constate un lien direct entre les compétences mobilisées et les prestations dispensées. Résultat : aucune non-conformité sur le critère 5.
Cas d’échec : manque de traçabilité des qualifications
Un autre organisme emploie plusieurs intervenants extérieurs. Les CV sont obsolètes, sans date ni lien avec les prestations. Aucun diplôme n’est conservé, et les expériences sont déclarées oralement.
Le responsable affirme que les formateurs “ont l’habitude” ou “ont déjà travaillé ailleurs”. Aucune formation continue récente n’est justifiée. La veille métier n’est ni formalisée ni tracée.
Les pièges à éviter dans l’application du critère 5 de Qualiopi
Le critère 5 de la certification Qualiopi semble souvent facile à satisfaire. Pourtant, de nombreuses non-conformités sont liées à des erreurs évitables. Identifier ces pièges permet de renforcer la fiabilité des preuves présentées à l’auditeur.
Le premier piège est de présenter des CV non à jour. Un CV ancien, sans lien clair avec les prestations actuelles, ne suffit pas. L’auditeur attend un document actualisé, daté, structuré, et en lien avec les actions réellement menées.
Autre erreur fréquente : fournir des diplômes non exploitables. Les copies doivent être lisibles, complètes, et en rapport avec le domaine d’intervention. Un diplôme non relié à l’action concernée peut donc être jugé non pertinent.
Certains organismes négligent également la preuve de l’expérience professionnelle. Il ne suffit pas d’affirmer qu’un formateur est expérimenté. Il faut fournir une attestation, une fiche de mission, un contrat, ou encore une lettre de référence.
Un écueil courant concerne la formation continue. Beaucoup de structures pensent que la seule expérience suffit. Or, le référentiel exige que les intervenants mettent régulièrement à jour leurs compétences. Ne pas formaliser ces actions peut ainsi entraîner une non-conformité.
Enfin, la veille professionnelle est souvent oubliée ou non tracée. Lire une newsletter ne suffit pas si aucune preuve n’est conservée. L’auditeur attend une logique suivie, structurée mais aussi partagée en équipe.
En résumé, pour répondre au critère 5 du référentiel Qualiopi, chaque élément doit être actuel, cohérent, justifié et traçable. Ce niveau d’exigence reflète donc l’engagement qualité attendu des organismes certifiés.